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エデュウェブ トピックス

【第5回】ビジネスメールの書き方

PCから送信するビジネスメールは友人間での気軽なケータイメールとは異なりますので注意しましょう。

【Point 要点を簡潔に書く】
本文は簡潔に重要な用件や結論から書くようにします。また、長いあいさつや長文は避けましょう。
「拝啓・敬具」も省略します。もちろん、絵文字や略語は使ってはいけません。正しい敬語を使い、変換ミスなどもないように送信前には必ず確認しましょう。
一行は30~35字くらいにして改行します。要点が分かるよう箇条書きにして読みやすさ・見やすさにも配慮してください。
また、返信が欲しい場合は、例えば「ご返信(ご連絡)をお待ちいたしております」とひとこと書き添えておきましょう。

【Point 受信したら返事を出す】
受信したメールは速く読み、迅速に対応します。原則として24時間以内の返信が望ましいでしょう。内容によって返事に時間がかかる場合も、取り急ぎその旨を伝えるメールを送ります。

【Point メールを送信・返信する際の注意点】
1.メールは文字化けやウィルスに感染しないようにHTML形式ではなく、テキスト形式で送ります。【書式】⇒【テキスト形式】を選択すれば設定できます。

2.送信先や添付ファイルを間違えないよう、送信前に宛先や添付ファイルの内容を必ず再確認します。一度、送信してしまうと取り消すことはできませんので注意します。

3.添付ファイルは相手のパソコン環境によっては時間がかかったり、開かない(読めない)場合もあるので、画像などの大容量のデータや一般的でないソフトなどは、事前に相手に確認しておきましょう。

【Point メールの諸注意】
1.メールは電話とは違い時間を気にせずいつでも送れて便利ですが、限界もあります。それは、相手が
読まない限り、メールの内容が相手に伝わらないということです。返事が来ない場合などはそのままにせず、必ず電話などで確認しましょう。

2.メールは日常会話や電話のようにニュアンスは伝わりません。感情的な文章は誤解を招いたり、話がこじれたりするので注意が必要です。

3.手軽だからといって、何でもメールで済ますというのは間違いです。メールの数が増えれば相手にそれだけ時間的な負担をかけます。また、クレーム対応や重要な内容は電話や直接会って話をする方が良い場合もあります。


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